Danh sách kiểm tra hồ sơ GKS-G 2026: Giải thích chi tiết về Form 1~10 và chứng nhận Apostille

Trong quá trình ứng tuyển Chương trình Học bổng Chính phủ Hàn Quốc (GKS-G), giai đoạn tốn nhiều công sức nhất chính là 'chuẩn bị hồ sơ'. Điều này không chỉ đơn thuần là thu thập giấy tờ mà còn phải trải qua các thủ tục hành chính phức tạp và xa lạ như dịch thuật, công chứng, Apostille hoặc xác nhận lãnh sự. Đặc biệt, nếu chỉ cần một loại giấy tờ không đáp ứng đúng yêu cầu hoặc phát hiện sai sót về biểu mẫu, năng lực vượt trội của ứng viên có thể bị loại ngay từ vòng sơ tuyển vì lỗi hành chính mà chưa kịp được xét duyệt.

Để ứng tuyển thành công, bạn phải hiểu rõ 'nguyên tắc nộp bản gốc' và 'quy trình chứng thực' do Viện Giáo dục Quốc tế Quốc gia (NIIED) đưa ra. Nhiều ứng viên thường lúng túng vì không biết cách nộp hồ sơ có tính pháp lý mà vẫn giữ lại được bằng tốt nghiệp bản gốc khó cấp lại.

Hướng dẫn này dựa trên dữ liệu gốc của thông báo tuyển sinh năm 2026, giúp bạn làm rõ nhất công dụng của các biểu mẫu bắt buộc (Form 1~10) và thủ tục Apostille/xác nhận lãnh sự phổ biến trên toàn thế giới. Hãy chuẩn bị ngay bộ hồ sơ hoàn hảo để quyết định sự thành bại của kết quả ứng tuyển.

Các nội dung chính có trong hướng dẫn chi tiết này

Tổng hợp các biểu mẫu bắt buộc (Form 1~10) từ đơn đăng ký đến bản tự đánh giá sức khỏe
Sự khác biệt và quy trình thực hiện Apostille và Xác nhận lãnh sự (Consular Confirmation)
Nguyên tắc nộp bản gốc (Original) và cách chuẩn bị bản sao (Photocopy)
Hướng dẫn bắt buộc về công chứng dịch thuật đối với các tài liệu không phải bằng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh

1. Danh sách kiểm tra hồ sơ bắt buộc cho GKS-G 2026

Tất cả các biểu mẫu (Form) do NIIED cung cấp đều phải sử dụng phiên bản mới nhất năm 2026. Việc sử dụng biểu mẫu cũ có thể dẫn đến bất lợi, vì vậy cần đặc biệt lưu ý.

1.1. Các biểu mẫu bắt buộc (Mandatory Forms 1~7)

Form 1: Đơn đăng ký (Application Form) - Ghi rõ diện ứng tuyển, thông tin cá nhân, trường đại học nguyện vọng, v.v.
Form 2: Sơ yếu lý lịch (Personal Statement) - Mô tả quá trình trưởng thành, động lực ứng tuyển, mức độ hiểu biết về văn hóa Hàn Quốc, v.v.
Form 3: Kế hoạch học tập (Study Plan) - Mục tiêu học tập sau khi nhập cảnh Hàn Quốc và kế hoạch học tập cụ thể (bao gồm cả việc học ngôn ngữ)
Form 4: Kế hoạch nghiên cứu (Research Proposal) - Chỉ dành cho ứng viên ứng tuyển Chương trình Nghiên cứu (Research Program)
Form 5: Thư giới thiệu (Recommendation Letter) - Phải nhận từ một người giới thiệu như giáo sư hướng dẫn và phải nộp trong tình trạng được niêm phong (Sealed)
Form 6: Thỏa thuận ứng viên GKS (Applicant Agreement) - Đồng ý với các quy định học bổng và thu thập/sử dụng thông tin cá nhân
Form 7: Bản tự đánh giá sức khỏe (Personal Medical Assessment) - Tự kiểm tra tình trạng sức khỏe thể chất và tinh thần (nộp kết quả khám bệnh sau khi trúng tuyển cuối cùng)

1.2. Giấy tờ chứng minh học vấn và quốc tịch (Evidence Documents)

Về nguyên tắc, tất cả các giấy tờ chứng minh đều phải nộp bản gốc đã được Apostille hoặc xác nhận lãnh sự.

Bằng cấp: Bằng tốt nghiệp (hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp dự kiến) của cấp học trước đó ứng tuyển
- Ứng tuyển Thạc sĩ: Bằng tốt nghiệp Đại học
- Ứng tuyển Tiến sĩ: Bằng tốt nghiệp Đại học và Thạc sĩ
Bảng điểm: Văn bản chính thức bao gồm thành tích học tập của toàn bộ quá trình học trước đó (theo năm)
- Phải ghi rõ CGPA (điểm trung bình) và tỷ lệ phần trăm hoặc thứ hạng
Giấy tờ chứng minh quốc tịch: Văn bản chính thức xác nhận quốc tịch của ứng viên và cha mẹ
- Bản sao hộ chiếu, Giấy khai sinh (Birth Certificate), Giấy xác nhận quan hệ gia đình, v.v.

1.3. Các giấy tờ tùy chọn và điểm cộng

Bảng điểm tiếng Hàn/Anh: Thành tích TOPIK (cấp 3 trở lên) hoặc tiếng Anh (TOEIC, TOEFL, IELTS) (điểm cộng nếu có)
Thành tích giải thưởng và luận văn: Lịch sử giải thưởng liên quan đến lĩnh vực ứng tuyển hoặc luận văn đã đăng trên tạp chí học thuật (có thể nộp bản sao)
Bản sao hộ chiếu: Bản sao hộ chiếu của chính ứng viên (nếu cần)

2. Hướng dẫn chi tiết về thủ tục Apostille và Xác nhận lãnh sự

GKS-G yêu cầu quy trình chứng thực rất nghiêm ngặt để xác minh tính xác thực của các tài liệu phát hành ở nước ngoài. Các hồ sơ không vượt qua quy trình này sẽ bị loại khỏi danh sách xét tuyển.

2.1. 3 loại hình chứng thực hồ sơ

Tùy vào tình hình của quốc gia sở tại, ứng viên phải nhận một trong các loại chứng thực sau:

Apostille: Nếu tài liệu được phát hành tại quốc gia thành viên của Công ước Apostille, phải nhận chứng thực Apostille từ cơ quan chính phủ tương ứng.
Xác nhận lãnh sự (Consular Confirmation): Nếu tài liệu được phát hành tại quốc gia không phải là thành viên của Công ước Apostille, phải nhận xác nhận lãnh sự từ Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hàn Quốc tại quốc gia đó.
Chứng thực CHSI (Ứng viên Trung Quốc): Nếu tốt nghiệp đại học tại Trung Quốc, phải nộp báo cáo xác minh của CHSI (Học Tín Võng) về bằng cấp và bảng điểm.

2.2. Công chứng dịch thuật (Translation Notarization)

Tất cả tài liệu phải được viết bằng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh.
Các tài liệu được phát hành bằng ngôn ngữ khác phải được biên dịch bởi biên dịch viên có thẩm quyền, sau đó công chứng tại văn phòng công chứng.
Lưu ý: Bản thân việc công chứng dịch thuật không phải là chứng thực (Apostille/xác nhận lãnh sự). Phải đóng dấu Apostille hoặc xác nhận lãnh sự lên trên tài liệu đã công chứng dịch thuật thì mới có hiệu lực cuối cùng.

3. Nguyên tắc nộp bản gốc và chiến lược chuẩn bị hồ sơ

NIIED yêu cầu 1 bộ hồ sơ ứng viên nộp phải là bản gốc (Original). Bản gốc ở đây có nghĩa là không chỉ bao gồm tài liệu có con dấu của đơn vị phát hành, mà còn là tài liệu đã hoàn tất thủ tục Apostille/xác nhận lãnh sự một cách hợp pháp.

3.1. Cách bảo vệ bằng tốt nghiệp gốc quý giá

Vì bằng tốt nghiệp (Diploma) thường chỉ được cấp một lần trong đời, nỗi lo lớn nhất là không thể lấy lại sau khi nộp cho NIIED. Trong trường hợp này, chúng tôi khuyến nghị cách sau:

Photo bằng tốt nghiệp gốc.
Mang bản photo đến trường hoặc văn phòng công chứng để nhận xác nhận bản sao y bản chính (Certified True Copy).
Nhận Apostille hoặc xác nhận lãnh sự trên bản sao đã công chứng đó.
Đây chính là 'bản gốc dùng để nộp' mà NIIED công nhận.

3.2. Cấu trúc bộ hồ sơ theo từng diện ứng tuyển (Quan trọng)

Diện Đại sứ quán (Embassy Track): 1 bộ bản gốc đã chứng thực + 3 bộ bản photo đơn thuần (tổng 4 bộ)
Diện Đại học (University Track): 1 bộ bản gốc đã chứng thực (tùy theo trường đại học có thể yêu cầu thêm bản sao, vui lòng kiểm tra thông báo của từng trường)

4. Lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ và danh sách kiểm tra

Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra danh sách dưới đây để tránh bị loại do sai sót hành chính.

Cấm sử dụng dập ghim: Tất cả tài liệu phải được giữ cố định bằng kẹp (Clip) hoặc kẹp bướm. Dập ghim là nguyên nhân gây hư hại tài liệu khi scan.
Thống nhất khổ A4: Nếu tài liệu nhỏ hơn A4, hãy dán vào giấy A4; nếu lớn hơn, hãy gấp lại trong phạm vi không ảnh hưởng đến khả năng đọc.
Sử dụng chỉ mục (Post-it): Dán chỉ mục ghi tên tài liệu bằng tiếng Anh như 'Form 1', 'Bachelor's Diploma' ở góc trên bên phải mỗi tài liệu để tăng hiệu quả xét duyệt.
Không trả lại hồ sơ: Một khi đã nộp, hồ sơ sẽ không bao giờ được trả lại bất kể kết quả tuyển chọn ra sao. Hãy chuẩn bị các giấy tờ có thời hạn sử dụng hoặc giấy tờ có thể cấp lại.
Gửi qua bưu điện: Phải đến Đại sứ quán hoặc trường đại học trước thời hạn. Hãy sử dụng phương thức vận chuyển có thể theo dõi hành trình.

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q: Nếu nộp bằng tốt nghiệp gốc, sau này có lấy lại được không?
A: Không, tất cả hồ sơ đã nộp sẽ không được trả lại cho ứng viên bất kể kết quả tuyển chọn. Vì vậy, thay vì nộp bằng gốc không thể cấp lại, hãy nộp 'bản sao công chứng (Notarized Copy)' đã có chứng nhận Apostille hoặc xác nhận lãnh sự.

Q: Nên nhận Apostille hay Xác nhận lãnh sự?
A: Nếu quốc gia phát hành tài liệu là 'thành viên của Công ước Apostille', bạn phải nhận Apostille từ cơ quan chính phủ đó. Nếu là 'quốc gia không thành viên', bạn phải nhận xác nhận lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Hàn Quốc tại quốc gia đó.

Q: Tài liệu viết bằng tiếng Anh có cần công chứng dịch thuật không?
A: Không, tài liệu viết bằng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh không cần công chứng dịch thuật. Chỉ những tài liệu viết bằng ngôn ngữ khác mới cần nộp kèm bản dịch đã được công chứng.

Q: Khi ứng tuyển diện Đại sứ quán, 3 bộ bản sao có cần phải công chứng không?
A: Không, chỉ cần 1 bộ bản gốc đã hoàn tất chứng thực, còn lại 3 bộ chỉ cần là bản photo đơn thuần (Photocopy) là đủ. Không cần phải công chứng cả 4 bộ.

Chuỗi hướng dẫn chi tiết 8 bước để thành công với GKS-G

Ứng tuyển GKS-G 2026 là một quy trình tinh vi kéo dài hơn 4 tháng từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi công bố kết quả cuối cùng. Thông qua chuỗi hướng dẫn chi tiết dưới đây, hãy kiểm tra nội dung cụ thể của thông báo chính thức từng giai đoạn và lập chiến lược trúng tuyển.

Hướng dẫn chọn diện ứng tuyển và trường đại học: Sự khác biệt giữa diện Đại sứ quán/Đại học và cách chọn diện phù hợp với bạn
Hướng dẫn chi tiết về điều kiện ứng tuyển (thành tích, tuổi tác, học vấn): Xác nhận việc đạt CGPA 80% và quy định hạn chế đối với người có đa quốc tịch
Danh sách kiểm tra hồ sơ và quy trình công chứng: Cẩm nang hoàn hảo về Form 1~10 và chứng nhận Apostille
Quy trình tuyển chọn và mốc thời gian chính thức 2026: Cuộc hành trình từ thông báo tháng 2 đến công bố kết quả cuối cùng tháng 6
Chiến lược cốt lõi để viết đơn và xét duyệt: Quản lý thành tích TOPIK và ngoại ngữ để giành thêm 10% điểm cộng
Tổng hợp phúc lợi học bổng và chi tiết hỗ trợ: Tất cả hỗ trợ kinh tế như chi phí sinh hoạt (1,38 triệu won/tháng), học phí, vé máy bay, v.v.
Hạn chế nộp đơn trùng lặp và các lưu ý quan trọng: Quy định về nộp đơn trùng lặp và đình chỉ học tập có thể dẫn đến mất tư cách
Thông tin liên hệ chính thức và các tổ chức liên quan: Cách liên hệ với Viện Giáo dục Quốc tế Quốc gia (NIIED) và cán bộ đại sứ quán

Bước chân đầu tiên trở thành học giả Chính phủ Hàn Quốc, hãy bắt đầu ngay bây giờ. Hướng dẫn này sẽ trở thành ngọn hải đăng vững chắc cho hành trình du học Hàn Quốc thành công của bạn. Nếu có câu hỏi cụ thể hơn, vui lòng kiểm tra thông tin chính xác thông qua hướng dẫn chi tiết của từng giai đoạn hoặc các đầu mối liên hệ chính thức.